档案收集是档案馆、档案室获取和积累档案的一种手段,通过接收和征集的方式,将分散在不同机构、部门和个人手中的档案集中到档案馆或档案室进行科学管理。这一过程是档案业务工作的起点,也是实现档案集中统一管理的重要步骤。
档案收集工作在整个档案管理中占有重要位置,其质量和效率直接关系到档案业务工作的其他环节。同时,档案收集还是档案部门与外部各方建立联系的关键环节,涉及政策性和广泛的社会接触。
档案收集的基本形式包括接收、征集和寄存三种。接收是档案馆和档案室补充
档案资源的主要途径,而征集则是针对流散在外的历史档案和相关资料的必要补充手段。寄存则是一种通过协议将档案存放于档案馆的方式,原所有者仍保有所有权和优先使用权。
档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等多种方式。档案材料的收集范围涵盖对地区发展有参考价值的所有原始材料。任何个人均无权拒绝向档案馆归档移交有价值的档案材料。档案材料的收集应形成定期送交制度和联系催要制度,确保档案的完整性和真实性。